Jako przedsiębiorca musisz mieć na uwadze, że progi 20 i 50 pracowników wiążą się ze zmianami w ramach obowiązków pracodawcy. Ponadto nie działają identycznie dla regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Brak wdrożenia wymaganych regulaminów w terminie jest zagrożony karą grzywny nawet do 30 000 złotych. Dlatego koniecznie upewnij się, od ilu pracowników obowiązuje regulamin pracy, kiedy musisz wdrożyć regulamin wynagradzania oraz kto musi tworzyć ZFŚS.
W skrócie: progi 50 i 20 pracowników
Zasady wprowadzania wewnątrzzakładowych aktów prawnych zależą od liczby zatrudnionych pracowników oraz obecności organizacji związkowej. Poniżej przyjrzymy się każdemu z nich z osobna.
1. Regulamin pracy
Określa organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
- co najmniej 50 pracowników – bezwzględnie obowiązkowy,
- od 20 do mniej niż 50 pracowników – obowiązkowy, jeśli zawnioskuje organizacja związkowa,
- mniej niż 20 pracowników – dobrowolny.
2. Regulamin wynagradzania
Ustala warunki wynagradzania za pracę oraz zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą.
- co najmniej 50 pracowników – bezwzględnie obowiązkowy,
- od 20 do mniej niż 50 pracowników – obowiązkowy, jeśli zawnioskuje organizacja związkowa,
- mniej niż 20 pracowników – dobrowolny.
3. ZFŚS
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; wyodrębniony fundusz przeznaczony na działalność socjalną dla osób uprawnionych.
- co najmniej 50 pracowników – bezwzględnie obowiązkowy (chyba że skutecznie zrezygnowano),
- od 20 do mniej niż 50 pracowników – obowiązkowy na wniosek związku (bez związku można odstąpić w regulaminie),
- mniej niż 20 pracowników – dobrowolny (można wypłacać świadczenie urlopowe).
Jak prawidłowo liczyć stan zatrudnienia
Co ważne, przepisy różnicują sposób liczenia pracowników:
- regulamin pracy i regulamin wynagradzania (Kodeks pracy) – w tym przypadku liczy się stan osobowy na cały dzień, niezależnie od wymiaru etatu (1/2, 1/4, 1/1 itd.); pod uwagę bierze się wyłącznie osoby zatrudnione na umowę o pracę (pomija się umowy zlecenia, B2B i dzieła);
- ZFŚS (Ustawa o ZFŚS) – tutaj liczy się przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym w przeliczeniu na pełne etaty (wg stanu na 1 stycznia danego roku).
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – dowiedz się, czy musisz go tworzyć
Pracodawca zatrudniający (według stanu na 1 stycznia danego roku) co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma ustawowy obowiązek utworzenia ZFŚS. Możliwe jest jednak legalne odstąpienie od tworzenia ZFŚS.
Jak odstąpić od tworzenia ZFŚS?
- pracodawcy objęci regulaminem wynagradzania (od 50 pracowników lub 20–49 ze związkiem) – zapis o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego wprowadza się do regulaminu wynagradzania (w uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników / związkami);
- pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników (nieobjęci regulaminem wynagradzania) – mają obowiązek przekazać pracownikom informację o nietworzeniu ZFŚS do 31 stycznia danego roku w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
Jak wygląda procedura wprowadzania i konsultacji regulaminów
Wprowadzenie regulaminu pracy lub wynagradzania nie może odbyć się z dnia na dzień przez jednostronną decyzję zarządu. Konieczne są:
- konsultacje ze stroną społeczną,
- podanie do wiadomości pracownikom,
- przestrzeganie terminu wejścia w życie.
Prawidłowo przygotowane regulaminy ograniczają spory o czas pracy, wynagrodzenie i świadczenia. Jednak przed ich wdrożeniem zawsze należy się odpowiednio przygotować – zweryfikować próg zatrudnienia czy status organizacji związkowej. Pamiętaj też, że gotowe regulaminy to jeden z pierwszych dokumentów, o które poprosi inspektor podczas kontroli PIP.
Zadbaj o dokumentację w swojej firmie
Jeżeli zbliżasz się do progu 20 lub 50 pracowników, to musisz w odpowiedni sposób się do tego przygotować. Wzory regulaminów pobrane z internetu rzadko chronią interes firmy, a często zawierają zapisy niezgodne z prawem. Dlatego nasz zespół – ML Kadry – przygotowuje dedykowane regulaminy pracy, wynagradzania oraz procedury ZFŚS dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.
Od lat przeprowadzamy audyty stanu zatrudnienia i weryfikujemy obowiązki prawne, tworzymy bezpieczne, przejrzyste regulaminy chroniące pracodawcę, a także przeprowadzamy procedurę konsultacji i wdrożenia krok po kroku. Przygotuj się na kolejny etap rozwoju swojej firmy razem z naszą pomocą!