Akta osobowe pracowników w firmie należy prowadzić zgodnie z podziałem na pięć części: A, B, C, D i E, oddzielnie dla każdej zatrudnionej osoby. W tym przypadku nie ma miejsca na „dowolność”, a pomyłki w kwalifikacji dokumentów lub niedopełnienie terminów to pierwszy punkt na liście kontrolnej inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Od wielu lat standardem był podział na części A, B, C i D, jednak w 2023 roku powstała również część E, która jest związana z kontrolą trzeźwości. Dzisiaj opowiemy o tym, jak prawidłowo uporządkować dokumentację pracowniczą, co dokładnie powinno trafić do poszczególnych części i jakie błędy najczęściej wytyka PIP.
Podział akt osobowych: części A, B, C, D i E
Podstawowy podział akt osobowych wynika z § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Poniżej przedstawimy każdą część po kolei wraz z przykładami dokumentów, które powinny się w niej znaleźć.
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
- kwestionariusz osobowy dla kandydata,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje i wykształcenie,
- orzeczenie lekarskie ze wstępnych badań medycyny pracy.
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu
- umowa o pracę oraz aneksy / porozumienia zmieniające,
- informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 k.p.),
- potwierdzenie odbycia szkolenia BHP i zapoznania się z ryzykiem zawodowym,
- oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminami (pracy, wynagradzania),
- wnioski i dokumentacja dot. pracy zdalnej,
- wnioski o elastyczną organizację pracy, urlop opiekuńczy, siłę wyższą,
- orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych.
Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
- oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- porozumienie stron o rozwiązaniu umowy,
- kopia wydanego świadectwa pracy,
- potwierdzenie doręczenia lub odbioru świadectwa pracy,
- dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia (komornicze) przesyłane kolejnemu pracodawcy.
Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności podlegającej zatarciu
- zawiadomienia o ukaraniu (upomnienie, nagana, kara pieniężna),
- dokumentacja związana z wniesieniem sprzeciwu przez pracownika,
- pismo o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu.
Po roku nienagannej pracy takie dokumenty podlegają usunięciu.
Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu
- informacje o dacie, godzinie i minucie przeprowadzonego badania,
- wynik badania wskazujący na stan po użyciu alkoholu / stan nietrzeźwości,
- notatki służbowe i protokoły z przebiegu kontroli.
Przechowywane maksymalnie przez 1 rok od dnia zebrania informacji.
Jakie są najczęstsze błędy w aktach osobowych? Na co uważać
Najwięcej błędów, które są wytykane podczas kontroli z PIP, nie dotyczy całych akt, ale błędnej organizacji dokumentacji. Najczęstsze nieprawidłowości to:
- brak podziału na części A, B, C, D i E albo mieszanie dokumentów między częściami,
- przetrzymywanie dokumentów z części D i E po terminie,
- brak wykazu dokumentów w poszczególnych częściach,
- brak chronologii i nieprawidłowa numeracja dokumentów,
- mieszanie dokumentacji bieżącej z aktami osobowymi,
- przechowywanie oryginałów zamiast kopii,
- gromadzenie danych, których pracodawca nie ma prawa żądać,
- nieaktualna informacja o warunkach zatrudnienia.
Forma papierowa czy e-teczki? Digitalizacja akt osobowych
Polskie prawo w pełni dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej, a przejście na e-teczki to jeden z najskuteczniejszych sposobów na wyeliminowanie błędów i nieprawidłowości kadrowych. Warto mieć jednak na uwadze, że digitalizacja nie polega na zeskanowaniu dokumentów – zgodnie z rozporządzeniem, elektroniczne akta osobowe wymagają:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci pracodawcy,
- uporządkowanej struktury metadanych opisujących każdy dokument,
- zapewnienia integralności i bezpieczeństwa danych przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.
Niemniej jednak e-teczki znacznie skracają czas przygotowania do kontroli z PIP i są bardzo wygodnym rozwiązaniem.
Podsumowanie – rola prawidłowej dokumentacji pracowniczej
Błędy w dokumentacji pracowniczej, niezależnie od części, to nie tylko ryzyko mandatów od inspektora pracy (kary mogą sięgać od 1 000 zł do nawet 30 000 zł), ale również poważne problemy w przypadku ewentualnego sporu przed sądem pracy. Dlatego tak ważne jest, aby dokumentacja pracownicza była prowadzona zgodnie z aktualnymi przepisami – w tym z zachowaniem obowiązujących okresów przechowywania akt.
Jeżeli nie masz pewności, czy akta osobowe w Twojej firmie są prowadzone zgodnie z prawem, skorzystaj z usługi audytu akt osobowych. ML Kadry z przyjemnością pomoże w tym zadaniu – zweryfikujemy poprawność wszystkich teczek pracowniczych, a w razie potrzeby skorygujemy braki formalne i przygotujemy akta pod ewentualną kontrolę PIP. Koniecznie skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy zabezpieczyć Twój biznes w obszarze kadr i płac.