Czy każda teczka z danymi pracownika musi być przechowywana przez pół wieku? Czy obowiązuje już zasada tylko 10 lat? Odpowiedź na to pytanie jest prosta, ale zależy od daty zatrudnienia pracownika oraz dopełnienia konkretnych formalności w ZUS.
Dzisiaj wyjaśnimy, jak ustalić prawidłowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i kiedy obowiązuje skrócenie tego czasu do 10 lat. Miej również na uwadze, że zbyt wczesne zniszczenie akt może narazić Twoją firmę na dotkliwe kary finansowe i przegrane procesy z pracownikami. Z drugiej jednak strony przechowywanie niepotrzebnych dokumentów generuje ogromne koszty archiwizacji i narusza unijne zasady retencji danych (RODO).
Data nawiązania stosunku pracy jako kluczowe kryterium
O tym, ile przechowuje się akta osobowe, decyduje przede wszystkim moment, w którym pracownik został zatrudniony w firmie. Wyróżniamy trzy grupy pracowników:
- pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – wówczas standardowy okres przechowywania wynosi 50 lat; termin ten liczy się od dnia ustania stosunku pracy i nie jest możliwe jego skrócenie;
- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – w tym przypadku okres przechowywania również wynosi 50 lat i jest liczony od dnia ustania stosunku pracy, możliwe jest jednak jego skrócenie (do 10 lat po złożeniu ZUS OSW i ZUS RIA);
- pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – standardowy okres przechowywania wynosi 10 lat i jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, a skrócenie tego terminu nie jest konieczne.
Podstawą jest ustalenie daty nawiązania stosunku pracy, a nie daty zakończenia umowy. Jeśli pracownik został zatrudniony 1 grudnia 2018 r. i pracował do 2024 r., jego dokumentacja nadal podlega 50-letniemu okresowi przechowywania. Pracodawca może go skrócić wyłącznie po spełnieniu warunków dotyczących formularzy ZUS OSW i ZUS RIA.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. (bezwzględne 50 lat)
W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, sytuacja zawsze wygląda w ten sam sposób: dokumentację pracowniczą i płacową należy przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (lub 50 lat od dnia wytworzenia dokumentacji w przypadku akt płacowych).
Dla tej grupy nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania do 10 lat!
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. (10 lat z mocy prawa)
Dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Pracodawca nie musi składać żadnych wniosków – skrócony okres obowiązuje automatycznie.
Pracownicy zatrudnieni w latach 1999–2018 (50 lat z opcją skrócenia do 10 lat)
Co do zasady, dokumentację tych pracowników przechowuje się przez 50 lat. Ustawodawca dał jednak pracodawcom możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich danych. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, jak przeprowadzić skrócenie okresu przechowywania.
Krok po kroku: w jaki sposób przeprowadzić skrócenie okresu przechowywania
- Złożenie oświadczenia ZUS OSW.
- Złożenie raportów informacyjnych ZUS RIA.
- Prawidłowe naliczenie 10-letniego terminu.
Złożenie ZUS OSW/RIA to proces nieodwracalny – wymaga zatem bezbłędnego przygotowania danych archiwalnych.
Obowiązek informacyjny wobec pracownika
Wydając pracownikowi świadectwo pracy, istnieje prawny obowiązek wręczenia mu informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – i nie ma znaczenia, czy okres przechowywania wynosi 10, czy 50 lat.
Taki dokument musi zawierać:
- informację o przysługującym okresie przechowywania akt,
- wskazanie daty, do której dokumenty będą przechowywane,
- pouczenie o prawie do odbioru dokumentacji w terminie 1 miesiąca po upływie okresu retencji,
- informację o bezpowrotnym zniszczeniu dokumentów w przypadku ich nieodebrania.
Co zrobić z aktami po upływie okresu przechowywania
Bezterminowe trzymanie dokumentów nie jest dozwolone. Po upływie wskazanego terminu 10 lub 50 lat:
- pracownik ma 1 miesiąc na odbiór swojej dokumentacji pracowniczej,
- jeśli pracownik nie odbierze akt w wyznaczonym terminie, pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych osobowych, w terminie do 12 miesięcy,
- zniszczenie akt powinno zostać potwierdzone odpowiednim protokołem.
Twoje sprawy kadrowe w dobrych rękach
Nie masz pewności, które teczki w Twojej firmie można już bezpiecznie zniszczyć, a które wymagają złożenia raportów ZUS RIA? Nasz zespół – ML Kadry – pomoże Ci przeprowadzić profesjonalny audyt archiwum kadrowo-płacowego, a ponadto przygotuje niezbędne dokumenty do ZUS i wdroży bezpieczne procedury zgodne z prawem pracy. Napisz do nas, a wspólnie ustalimy zakres wsparcia.